VON ZARAFA ZU KOPANO UND WIE IST ES MIT OUTLOOK?

Am 6. Oktober 2016 war es soweit. Kopano, das aus Zarafa heraus entstandene Unternehmen hatte zur Kopano Conference 2016 nach Vaals in den Niederlanden geladen. Dabei wurde neben Kopano Core auch die neuen Versionen der Kopano DeskApp, WebApp, Z-Push und der neuen Z-Outlook Extension vorgestellt.

Die Vergangenheit – Zarafa

Die Open Source Groupware Zarafa Collaboration Plattform (ZCP) des Herstellers Zarafa aus den Niederlanden (Delft) und einer Deutschen Gesellschaft in Hannover ist durch eine 100%ige MAPI Unterstützung, einer nahezu perfekten Outlookintegration und einer vollständigen ActiveSync Implementation (Z-Push) die Alternative zu Microsoft Exchange.
Der Server ist Linuxbasiert und nutzt unter anderem Standardtools wie den Apache Webserver und die MySQL Datenbank.
Das Windowstool „zarafaclient“ ermöglicht die angesprochene Outlookintegration und bietet ein identisches Benutzererlebnis wie mit Exchange.

Mit Outlook 2010 ändert sich dann einiges. Microsoft beginnt Outlook als Client für die Office 365 Cloud vorzubereiten. Erstmals ist Zarafa gezwungen, zusätzlich zur normalen MAPI Anbindung, weitere Intelligenz in den Zarafaclient zu implementieren. Damit beginnt eine Phase des Umbruchs. Erstmals merkt der Endanwender, das Serverseitig eben kein Exchange läuft, meistens dann, wenn Microsoft wieder ein Update in Outlook einfliessen lässt, was ein Zarafaclient Update notwendig macht. Erkennbar oftmals daran, das klassische Groupwarefeatures wie „Öffnen von fremden Kalendern“ bis zum Update nicht mehr funktionieren.

Outlook 2013 treibt das ganze auf die Spitze und es wird immer klarer, das Outlook wohl nicht mehr der Nr. 1 Client für Zarafa sein wird.

Die WebApp welche als Nachfolger des technisch doch sehr in die Jahre gekommenen Zarafa WebAccess vorgestellt wird, ist anfänglich der Hauptclient für Zarafa und erhält neben einem modernen Aussehen, den verwendeten zeitgemässen Technologien und dem damit einhergehenden vom Desktop bekannten Benutzungsverhalten auch eine Plugin Schnittstelle, mit dem zusätzliche Features bereitgestellt werden können. Aber dazu in einem späteren Blogbeitrag mehr.

Irgendwann gesellt sich die DeskApp hinzu. Einmal eingeloggt, verrät das identische Aussehen mit der WebApp das Geheimnis. Es handelt sich um einen angepassten Browser, der auf die WebApp zugreift. Im Laufe der Entwicklung kommen aber immer mehr Funktionalitäten in den „Browser“ hinzu, die eine echte Desktopintegration darstellen.

Der Benutzer, der Outlook weiterverwenden möchte, wird auf die Möglichkeit verwiesen, Outlook 2013 oder 2016 per ActiveSync (Z-Push) an Zarafa anzubinden. Das funktioniert auch auf Anhieb bis auf ein paar wenige Kleinigkeiten sehr gut. Das auf der Zarafa Tour 2015 vorgestellte Z-Push Version 2.2 behebt die kleinen Mängel und bietet wieder eine native Anbindung von Zarafa an Outlook. Mit einem doch deutlichen Nachteil – ActiveSync und somit auch Z-Push können nur wenige Groupwarefunktionalitäten und Outlook unterstützt auch nicht standardmässig alle Funktionalitäten. Somit ist aber zumindest der Zugriff (auch Offline) auf die eigenen Daten sichergestellt.

Die Zukunft – Kopano

Im Juli 2016 ist es dann soweit. Parallel zu einem neuen ZCP  7.2.3 Release erscheint auch ein Kopano 8 Release. Ebenfalls gibt es eine Zarafa WebApp 2.2.0 und eine Kopano WebApp 3.0. Die Weiterentwicklungen sind in beiden Releases verfügbar. Im Kopano Core (der Serverkomponente) verändert sich aber einiges. Das in ZCP als Closed Source Komponente enthaltene Zarafa Backup wird durch eine neue Open Source Implementierung Zarafa Backup Plus zum Kopano Backup. Auch die Multi Server Funktionalität ist unter Zarafa nicht offen und ist in der aktuellen auf der Kopano Conference 2016 vorgestellten Version 8.1.0 als Open Source Bestandteil neu implementiert. Neue Features werden jetzt in Kopano integriert und maximal noch in ZCP übernommen. Für Bugfixes ist das selbstveständlich, da Bestandskunden mit Ihrer Subskription Anspruch auf Pflege der Software haben.

Die neusten Versionen der Kopano WebApp und DeskApp sind aber mit Zarafa Versionen ab 7.2.5 kompatibel. Zarafa Benutzer können so Clientseitig auf die neusten Features zurückgreifen.

Kopano besteht aus folgendem Stack:

Kopano Core => Die Serverkomponente
Kopano WebApp => Der Webclient für alle modernen Browser mit Plugins für weitere Funktionalitäten
Kopano DeskApp => Desktopclient benötigt die WebApp und steht für Windows, Mac und Linux zur Verfügung
Kopano Outlook Extension => Erweitert die ActiveSync Anbindung von Outlook um Groupwarefeatures
Z-Push => ActiveSync Implementation für die Anbindung von Smartphones und Tablets

Die Kopano OL-Exension

Wie oben beschrieben, ist der Strategiewechseln von Microsoft hin zur Office 365 einer der Hauptgründe für die Neuausrichtung von Kopano. Damit war eigentlich lange klar zu erkennen, das der Hauptclient zukünftig nicht mehr Outlook sondern eher WebApp oder auch DeskApp heisst.

Für viele Endbenutzer ist aber ein Wechseln von Outlook hin zur DeskApp nicht ganz so einfach. Das liegt sicherlich zum einen an der menschlichen Schwäche, sich gerne von gewohntem zu trennen. Aber auch der Wunsch, neben seinem eigenen Konto noch das ein oder andere IMAP-Konto eingebunden zu haben, wird aktuell von keinem anderen Client erfüllt. Auch ist die Offlineverfügbarkeit in einer ständig Online lebenden Welt anscheinend für viele Benutzer ein Must-Have.

Grundsätzlich alles kein Problem. Seit Outlook 2013 kann man sich per ActiveSync mit einem Kopano Server verbinden. ActiveSync ist nativ im Projekt Z-Push implementiert worden. Das diese Anbindungsmöglichkeit zur Verfügung steht, spricht dafür, dass für Microsoft das bis dato hauptsächlich auf Smartphones und Tablets genutzte Protokoll wichtig ist und bleibt. Gerade wenn es um Verbindung mit geringer Bandbreite geht, spielt ActiveSync seinen Vorteil aus. Es wurde zu einer Zeit entwickelt, als 9.6kB/s normal waren.

ActiveSync bietet bis auf Notizen Zugriff auf alle Informationen. Durch den Push Mechanismus sind alle Informationen jederzeit überall verfügbar. Da es aber nichts ohne Nachteile gibt, stellt man bald fest, das klassische Groupwarefunktionen (wie z.B. das öffnen eines freigegebenen Kalenders) im Protokoll nicht vorgesehen sind. So limitiert sich Outlook über ActiveSync an Kopano auf die eigenen Informationen.

Dieses Problem greift die OL-Extension auf. Diese erweitert Outlook um Funktionen, die diese Groupwarefunktionalität bereitstellen. Notwendig dafür ist eine Z-Push Version neuer als Version 2.3.0. Da eben nicht alles über das Protokoll möglich ist, werden diverse Funktionen serverseitig bereitgestellt.

Zugriff auf folgende zusätzlichen Funktionen bietet die OL Extension 1.1:

  • Einstellung des Abwesenheitsassistenten
  • Zugriff auf das Globale Adressbuch
  • Zugriff auf Free & Busy Informationen
  • Öffentliche Ordner
  • Zugriff auf freigegebene Ordner
  • Notizen

Dabei ist die Installation der OL Extension kein Muss, wenn man Kopano an Outlook anbinden möchte. So kann man auch bei einem eingerichteten Outlook – ActiveSync Profil die OL Extension installieren und nach einem Outlook Neustart damit arbeiten.

Fazit

Auch wenn es erst so aussah, dass Outlook zukünftig nicht mehr zu den favorisierten Clients zählen wird, wenn es um die Groupwaresoftware Kopano geht, hat der Hersteller hier mit der OL Extension „wundersames“ geschafft. Auch wenn für mich die DeskApp / WebApp der Hauptclient bleiben wird (dazu in einem anderen Blogartikel mehr), mit Outlook + OL Extension kann man wie gewohnt weiterarbeiten – nur über ein anderes Protokoll – wobei das den Endanwender wohl weniger interessieren wird.

Über den Autor

christian

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